ERP - ตอน 2 หัวใจสำคัญของ ERP

จากตอน 1 หลังจากที่มีการแนะนำ ERP กันไปแล้ว ต่อไปก็ถึงคราว เจาะลึกเข้าซะหน่อยเกี่ยวกับ หัวใจสำคัญของ ERP

สิ่งที่สำคัญของ ERP คืออะไร? หลายคนสงสัย ระบบบริหารทรัพยากรขององค์กร (ERP) นั้นตัวสำคัญคืออะไรกันแน่? หลายคนคงสงสัย ไม่ว่าจะเป็นระบบบุคคล บัญชี การผลิต การขาย หรือ ขนส่ง สิ่งเหล่านี้ก็สำคัญ แต่สิ่งที่สำคัญกว่านั้นคือ REAL-TIME  คำๆนี้คือหัวใจของ ERP อย่างแท้จริง จะเป็น ERP จะเป็นระบบที่เชื่อมโยงกันทุกระบบเข้าด้วยกันภายในองค์กร อย่างทันทีหรือทันท่วงที (REAL-TIME)  เพราะอะไร? นั่นเพราะผู้บริหาร จะต้องรู้ความเคลื่อนไหว โดยตลอดเพื่อให้แก้ไขสถานการณ์และปัญหาได้อย่างทันท่วงที  ระบบ ERP ที่ดีและมีประสิทธิภาพ วัดได้จากการตอบสนองต่อ ปัญหาและรับรู้ปัญหาได้อย่างเร็วขนาดไหน หากสิ่งนี้ขาดหายไป ERP จะเป็นแค่ระบบที่ไม่ได้ประสิทธิภาพอีกต่อไป ฉะนั้นการประมวลผลที่รวดเร็ว การเชื่อมโยงระบบต่างๆภายในเข้าด้วยกันและแสดงผลอย่างทันท่วงที จึงจะเรียกว่าระบบ ERP หากขาดสิ่งใดสิ่งหนึ่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่ง REAL-Time จะทำให้ ERP ขาดประสิทธิภาพทันที

ทีนี้มีคำถาม แล้วระบบไหนสำคัญที่สุดที่จะทำให้รู้ว่าทันที คำตอบคือ ระบบบัญชีนั่นเอง ERP ที่ดีมีแกนกลางคือระบบบัญชีและการเงินเพราะการเงินจะเชื่อมโยงกับทุกอย่าง และบัญชีจะมีหัวใจสำคัญคือทันทีอยู่แล้ว ฉะนั้นผู้บริหารจะรับรู้ได้ทันที เมื่อมีการเคลื่อนไหวทางการเงิน หรือบัญชีที่เกิดขึ้น ฉะนั้นสิ่งแรกที่ต้องคำนึงถึงการทำระบบ ERP คือ ระบบบัญชีนั่นเอง หากปราศจาก ระบบบัญชี ย่อมไม่ใช่ ERP และระบบบัญชีนี้เองที่เป็นปัญหาของทุกองค์กร ที่จะใช้ระบบ ERP เลยและหลายบริษัทก็ไม่รับทำERP เพราะระบบบัญชีนี้เอง ทำไมเป็นงั้นล่ะ? เหตุผลง่ายๆเลยครับ บัญชีเนี่ยต้องอาศัยผู้เชียวชาญเฉพาะทางมาประสานงานด้วย การทำบัญชีก็ไม่ง่ายต้องมีขั้นตอนต่างๆมากมาย ซึ่งการจะให้ ERP จากระบบต่างๆมาปลั๊กเข้ากันเพื่อให้รายงานการเคลื่อนไหวอย่างทันทีก็ย่อมเป็นไปได้ยากมาก การทำระบบ ERP หลายๆที่จึงต้องติดต่อกับบริษัททำระบบบัญชีก่อนเลยเพื่อให้เป็นหัวใจในการเคลื่อนไหว แล้วจึงทำระบบอื่นๆตามมา แต่มันก็มีข้อดีครับเพราะระบบบัญชี หรือบัญชีงบต่างๆ ล้วนเป็นสิ่งที่ค้ลายๆกันในหลายบริษัท ต่างกันแค่ชื่องบ และประเภท แต่รายงานต่างๆ รูปแบบการลงบัญชีหรือ เดบิตเครดิต มันถูกจำกัดไว้ตั้งแต่แรกแล้ว จึงมีหนทางอยู่  แต่จะให้พนักงานบัญชีเก่งๆ มีประสบการณ์ให้ความร่วมมือนั้นก็ปัญหานึงแหละครับ

สรุป ERP ที่ดีจะต้องมีการรับรู้การเคลื่อนไหวอย่างทันที(REAL-TIME) เชื่อมต่อทุกระบบเข้าด้วยกัน และหัวใจสำคัญคือระบบบัญชี ที่คอยรายงานสภาพคล่องทางการเงินขององค์กรเพื่อให้แก้ปัญหาได้อย่างท่วงที

ระบบการทำงานแต่ละบริษัทไม่เหมือนกัน องค์กรแต่ละองค์กร ไม่จำเป็นจะต้องมีครบตั้งแต่การผลิตยันการขนส่ง แต่จะคงคอนเซ็บของ ระบบ ERP ไว้ได้ ควรจะต้องมีอย่างที่บอกครับคือรายงานอย่างทันีและการเชื่อมต่อระบบเข้าด้วยกัน ระบบบัญชีไม่จำเป็นต้องใหญ่ก็ได้ขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กรแต่อย่างน้อยต้องรายงานสภาพคล่องและสถานะทางการเงินของอบริษัทเพื่อให้ผู้บริหารตัดสินใจได้

ERP –Enterprise Resource Planning ตอน 1 เกริ่นนำ ERP

หลายคนเคยได้ยินศัพท์คำว่า ERP มามากมายหลายคนในวงการ Developer ก็มักจะได้ยินคำนี้เสมอว่า เคยทำระบบ ERP มาไหม? ระบบ ERP เคยได้ยินรึเปล่า? SAP เคยทำไหม? วันนี้ผมเลยจะมาขยายความคำว่า ERP จากประสบการณ์ของผมนะครับ

ERP ย่อมาจาก Enterprise Resource Planning  ถ้าแปลตรงตัวคือระบบวางแผนจัดการทรัพยากรองค์กรนั่นแหละ แต่โห พอแปลแล้วมันใหญ่จัง แล้วจะจัดการยังไงบ้าง(ในทีนี้ผมขออ้างเป็นระบบ ERP System Software นะครับ) สำหรับผม ERP นั้น ผู้จะทำควรจะรู้พื้นฐานเหล่านี้ก่อนคือ OGM – Organization Management การจัดการองค์กร โดยควรจะหาทฤษฏีมาอ่านซะก่อน เพราะการจัดการองค์กร พื้นฐานนั้นจะ เน้นที่ Human Behavior  แล้วมันเกี่ยวไรกับERP? เกี่ยวแน่นอน  เพราะระบบ ERP นั้นต้องบริหารองค์กรทั้งหมด แต่ถ้าผู้ทำผู้ให้ข้อมูล ไม่เคยรู้ว่าพฤติกรรมของแต่ละแผนก แต่ละบุคคล ที่ต้องการไปเก็บข้อมูลเพื่อ สร้างออกมาให้ผู้ใช้ๆ กลับไม่สอดคล้องกับสิ่งที่เขาทำอยู่ปัจจุบัน คำถามคือ ผู้ใช้จะใช้หรือไม่? คำถามนี้ตอบยากเรพาะบางบริษัทออกเป็นมาตรการต้องใช้ แต่บางบริษัทก็ทำอะไรไม่ได้เพราะหลังจากทำมานั้นก็ทำให้ บริษัททุ่มเทไปล้มเหลวได้ ฉะนั้นจึงควรจะทำการรู้เกี่ยวกับการจัดการองค์กรก่อนพื้นฐานจึงจะทำการ สร้างระบบ ERP ขึ้นมาใช้

ERP คือระบบจัดการองค์กรระบบนึง โดยมีพื้นฐานที่ทุกแผนกในองค์กรต้องทำงานและรายงานออกมาเป็น Real-time  การเชื่อมกันของแต่ละแผนกคืออะไร ในทฤษฏีของ ERP นั้นจะเชื่อมกันด้วยระหว่างแผนก พื้นฐาน คือ  ฝ่ายบุคคล,ฝ่ายผลิต,ฝ่ายขาย,ฝ่ายจัดซื้อ,ฝ่ายตรวจสอบคุณภาพสินค้า,ฝ่ายขนส่ง และฝ่ายที่สำคัญคือฝ่ายบัญชี ซึ่งการทำ ERP นั้นจะลดภาระฝ่ายบัญชีลงเพราะข้อมูลทุกอย่างจะต้อง เป็น Real time ทำให้ไม่ว่าจะฝ่ายไหนก็ต้องมีงบบัญชีหมด เพราะเมื่อทำการเรียบร้อยแล้วจะต้องมีการลงบัญชีของบริษัท จึงจะเรียกว่า ERP แต่ว่า สำหรับผม ERP นั้น สิ่งที่ผมคิดคือ ERP = ฝ่ายบริหาร + ฝ่ายปฏิบัติการ + ฝ่ายบัญชี + ฝ่ายลูกค้า + ฝ่ายขนส่ง คือ การสร้าง Software ที่ให้ผู้บริหารได้วางแผนและจัดการ พร้อมกับ Monitor สถานะการทำงานในแต่ละแผนกขณะเดียวกัน ก็โปรแกรมนี้ก็สามารถ รายงานสถานะได้อย่าง Real-time และสามารถโฟกัสถึงปัญหาที่เกิดขึ้นในแต่ล่ะฝ่าย ซึ่งฝ่ายแต่ละฝ่ายจะขาดกันไม่ได้ จำเป็นต้องเชื่อมหากันเสมอและรายงานกันอย่างทันที โดยผู้บริหารจำเป็นจะต้องรู้ข้อมูลถึงสถานะของบริษัทในปัจจุบันไม่ว่าจะเป็นการเงิน การขาย การขนส่ง ความพอใจของลุกค้า กลยุทธ์การตลาด เป็นต้น และฝ่ายปฏิบัติการ จำเป็นจะต้องรายงานผลการปฏิบัติการอย่าง Real-time และถูกต้อง โดยฝ่ายปฏิบัติการอาจจะประกอบด้วย ทีมจัดซื้อ,ทีมการตลาด,ทีมผลิตกับทีมตรวจสอบการผลิต ทีมบุคคลและทีม IT การทำทั้งหมดจึงจะเรียกว่าครบ สำหรับฝ่ายปฏิบัติการ ทีมที่ขาดไม่ได้เลยและไม่ควรขาดเลยคือ ทีม IT เพราะเทคโนโลยีการสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญ ยิ่งทีม IT แกร่งและมีความรู้เท่าไร ย่อมหมายถึงว่าคุณสามารถสร้างสรรค์ คุณภาพระบบจัดการชั้นยอดได้ แต่ว่า อย่าให้ความสำคัญกับทีมใดทีมหนึ่งจนเกินไปเพราะทุกทีมมีความสำคัญเหมือนกันหมด

 

ERP ไม่ใช่ซอฟท์แวร์เทพพระเจ้าที่สามารถบรรดาลได้ทุกอย่าง ขึ้นอยู่กับการออกแบบ ผู้บริหารจะต้องมีการคิดและลงทุน บางคนอาจจะใช้ SAP ที่เป็นระบบ ERP ที่ใหญ่ที่สุดขณะนี้ บางคนก็ใช้เจ้าอื่นเช่น Oracle หรือ ของ Microsoft Sharepoint เป็นต้น  ไม่มีซอฟ์แวร์ไหนสมบูรณ์และสอดคล้องกับทุกบริษัท เพราะแต่ละบริษัทมีโครงสร้างต่างกันแผนกต่างกัน รูปแบบของอุตสาหกรรมต่างกัน แต่พื้นฐานนั้น ที่จะต้องมีใน ERP คือ ฝ่าบริหาร ,ฝ่ายปฏิบัติการ,ฝ่ายบัญชี ซึ่งเป็นหัวใจในการทำงานเลย แต่ว่าทั้งนี้จะขึ้นไม่ขึ้นกับ Organization Chart นั้น ขอให้เป็นประเด็นรองลงไปเพราะบางองค์กร จะใช้ Organization Chart แบบ Landscape คือ ทุกคนเท่ากันหมดแบ่งแยกตามหน้าที่ไม่มีใครใหญ่กว่าใคร แต่บางบริษัทก็จะใช้แบบ Pyramid Tree นั่นคือหัวสุดใหญ่ที่สุด แล้วแต่ละองค์กรไป การยึดติดกับ รูปแบบใดรูปแบบหนึ่งนั้นไม่ใช่ทางออกที่ดีเลย ควรจะพิจารณาตาม ความเหมาะสม ครับ