Oppurtunitie & IT

โอกาสไม่ได้มากันบ่อยๆ หลายคนจึงมีสุภาษิตน้ำขึ้นต้องรีบตัก ในชีวิตคนโอกาสจะทางธุรกิจมักจะมาถึงไม่กี่ครั้ง ซึ่งแต่ละครั้งนั้นแล้วแต่คนๆนั้นจะเก็บเกี่ยวขึ้นมาด้วยรึเปล่า สำหรับโอกาสนั้นสิ่งสำคัญที่เราต้องทำก่อนคือ "การเตรียมความพร้อม" สิ่งสำคัญเลยที่จะขาดไม่ได้

การทำธุรกิจให้รุ่งมักจะมีองค์ประกอบหลายอย่าง เช่น ดวง,โอกาส,ตลาด,ไหวพริบ และเงินทุน เป็นต้น ต้องเข้าใจในวัฎจักรของธุรกิจจึงจะสามารถทำธุรกิจได้ดี และรุ่งบางตลาดมาเร็วไปเร็ว เช่น พวกสินค้าเทรนต่างๆ มักจะมาเร็วไปเร็ว แต่สินค้าที่จะอยู่นาน นั่นคือพวกสินค้าแบรนต่างๆ ที่มีอายุยาวนาน เช่น นาฬิกา,เครื่องใช้ไฟฟ้้าประจำวัน  เป็นต้น สำหรับโอกาสทางธุรกิจนั้น สิ่งนึงที่จะช่วยเพิ่มความสำเร็จในโอกาสสำหรับการเตรียมความพร้อมให้กับธุรกิจก็คือระบบ IT ระบบ IT ไม่ได้ถูกจำกัดอยู่กับแค่ คอมพิวเตอร์เท่านั้น ปัจจุบันระบบ IT ได้ครอบคลุมถึงการสื่อสารไร้สายและอุปกรณ์สื่อสารด้วย การประยุกต์ ระบบ IT เข้ากับระบบธุรกิจจะช่วยเพิ่มโอกาสในการบริหารจัดการให้มีความแม่นยำรวดเร็วฉับไวมากยิ่งขึ้น  ปัจจุบันนั้นแทบจะไม่มีธุรกิจไหนเลยที่จะไม่พึ่งระบบ IT ในการจัดการความพร้อมเพิ่มความแม่นยำในการตลาด และโอกาสทางธุรกิจ
ยกตัวอย่างที่เห็นได้ชัดเช่น
MK ที่มีการลงทุนกับระบบ IT จำนวนมากตั้งแต่อดีตที่นำ เครื่องhandheld เข้ามาใช้ในการจัดในการเสริฟและคิดเงินให้กับลูกค้าผลคือทำให้ความพึงพอใจของลูกค้าสูงขึ้น ลดการตกบกพร่องของการลืมเสริฟ์ของพนักงาน  ไม่เพียงแค่นั้นระบบหลังบ้านยังมีการประมวลผลยอดขายที่ทันท่วงทีทำให้สามารถทราบยอดขายในแต่ละสาาขาได้ทันที

Seven กับ ระบบ POS ที่ทันสมัย ระบบ POS คือระบบ ขายหน้าร้านทั่วไป ผลิตภัณฑ์POS มีจำหน่ายหลายบริษัท แต่บริษัทที่เป็นตัวอย่างที่ดีเลยคงหนีไม่พ้นกับ Seven แน่นอน การขายทีรวดเร็วและพัฒนาอย่างต่อเนื่องของ Software IT การจัดการสต๊อกอย่างมีระบบ ช่วยทำให้ Seven ตอบสนองต่อลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว และลดการใช้การคิดของคนลงทำให้ การทำงานมีประสิทธิภาพและรวดเร็วยิ่งขึ้น

จากตัวอย่างที่เห็นแสดงให้เห็นว่าระบบ IT มีความจำเป้นมากเลยทีเดียว แต่ย้อนกลับมาที่ SME ควรจะมีการเตรียมตัวระบบ IT ยังไงบ้าง ผมมีข้อคิดดังนี้นะครับ
1) ศึกษาระบบ IT ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ แต่ละธุรกิจมี ระบบ Supply Change หรือห่วงโซ่อุปทานไม่เหมือนกัน ฉะนั้นจะยึดติดกับตัวใดตัวหนึ่งไม่ได้ สำหรับ SME แนะนำว่า ควรหาที่ปรึกษา IT ก่อนที่จะลงมือทำ เพราะจะลดปัญหาระยะยาวและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำได้อย่างถูกทาง
2) อินเตอร์เน็ตขาดไม่ได้ สำหรับ SME ยุคใหม่ ถ้าให้ดีควรจะมีเลยคืออินเตอร์เน็ตต ปัจจุบัน ราคาอินเตอร์เน็ตก็ไม่ได้แพงมากเกินไปแล้ว ลงทุนเดือนล่ะ 599 บาท ก็สามารถได้อินเตอร์เน็ตที่มีประสิทธิภาพ ได้อย่างดี
3) เว็บไซต์ ,Facbook และ Social  สำหรับเรื่องของเว็บไซต์ และ Social Network เป็นอีกสิ่งหนึ่งที่ขาดไม่ได้เลยสำหรับ SME ยุคใหม่ ปัจจุบันการสื่อสารเป็นไปอย่างรวดเร็วและฉับไว บางคนดังได้เพียงแค่ข้ามคืนแต่บางคนก็ดับได้เพียงแค่ข้ามคืนเช่นกัน เราต้องไม่ข้ามข้อนี้ เว็บไซต์หน้าร้าน ผมแนะนำว่าถ้าเป็น SME ไม่มีความเชี่ยวชาญทางอินเตอร์เน็ตเว็บไซต์มากนัก ควรจะดูแพ๊คเกจ ถูกๆของเว็บไซต์สำเร็จรูปจะดีกว่า ปัจจุบันพวกนี้มีในราคาไม่แพงและสวยงาม เริ่มจากราคาตั้งแต่ระดับพันถึงแสนเลยทีเดียวขึ้นกับงบประมาณ  ส่วนเรื่อง Facebook,Social นั้น อยากให้ศึกษาและเล่นเอาเองมากกว่าเนืองจากหนังสือมีมากมายการตลาดกับ Social Network เป็นสิ่งสำคัญมาก ในยุคแห่งการสื่อสารไร้สายนี้ จะทำธุรกิจให้สำเร็จปัจจัยนี้จำเป็นแน่นอน
4) ทีมงาน Admin ผมแนะนำแค่ Admin นะครับไม่ใช่ Developer ปัจจุบัน Admin มีหน้าที่ในการจัดการระบบ IT ดูแลเว็บไซต์ และSocial Network ซึ่ง Admin อาจจะมีแค่คนเดียวก็ได้แต่จำเป็นต้องรู้หน้าหน้าที่ในการจัดการ IT เบื้องต้น แต่ก็ไม่ใช่แค่เปิด / ปิดเครื่องเป็นแค่นั้นนะครับ ควรจะใช้ เทคโนโลยีเป็นแต่ไม่ต้องถึงขนาดพัฒนาก็ได้
5) Marketing -IT การทำการตลาดออนไลน์ปัจจุบันเริ่มร้อนแรงไม่ว่าจะเป้นเทรนผ่านทาง Mobile, Tablet หรืออื่นๆ กำลังจะตามมากมาย โอกาสเข้าถึงผู้คนก็ง่ายขึ้น ควรต้องศึกษาทันที การทำ Marketing - IT ควรจะทำด้วยตนเองหรือปรึกษาและลงมือทำด้วยตนเอง เพราะเจ้าของกิจการเท่านั้จถึงจะรู้จุดแข็งและจุดอ่อนของตัวเองดีที่สุด

สิ่งที่เขียนนี้คือสิ่งที่ธุรกิจ SME ควรจะมีไว้เพื่อเตรียมความพร้อมในการรับมือและเพิ่มโอกาสทางธุรกิจ สิ่งเหล่านี้เป็นการลงทุนในระยะยาว และไม่แพงมากนัก ส่วนปัจจัยอื่นอย่างระบบ ERP, MRP, POS เป็นปัจจัยที่ ขึ้นกับแต่ละธุรกิจ บางธุรกิจไม่จำเป็นต้อง ERP แค่มี ระบบ Sale อย่างเดียวก็ใช้ได้แล้ว เป็นต้น

นายไอที (IT)

ERP - ตอน 2 หัวใจสำคัญของ ERP

จากตอน 1 หลังจากที่มีการแนะนำ ERP กันไปแล้ว ต่อไปก็ถึงคราว เจาะลึกเข้าซะหน่อยเกี่ยวกับ หัวใจสำคัญของ ERP

สิ่งที่สำคัญของ ERP คืออะไร? หลายคนสงสัย ระบบบริหารทรัพยากรขององค์กร (ERP) นั้นตัวสำคัญคืออะไรกันแน่? หลายคนคงสงสัย ไม่ว่าจะเป็นระบบบุคคล บัญชี การผลิต การขาย หรือ ขนส่ง สิ่งเหล่านี้ก็สำคัญ แต่สิ่งที่สำคัญกว่านั้นคือ REAL-TIME  คำๆนี้คือหัวใจของ ERP อย่างแท้จริง จะเป็น ERP จะเป็นระบบที่เชื่อมโยงกันทุกระบบเข้าด้วยกันภายในองค์กร อย่างทันทีหรือทันท่วงที (REAL-TIME)  เพราะอะไร? นั่นเพราะผู้บริหาร จะต้องรู้ความเคลื่อนไหว โดยตลอดเพื่อให้แก้ไขสถานการณ์และปัญหาได้อย่างทันท่วงที  ระบบ ERP ที่ดีและมีประสิทธิภาพ วัดได้จากการตอบสนองต่อ ปัญหาและรับรู้ปัญหาได้อย่างเร็วขนาดไหน หากสิ่งนี้ขาดหายไป ERP จะเป็นแค่ระบบที่ไม่ได้ประสิทธิภาพอีกต่อไป ฉะนั้นการประมวลผลที่รวดเร็ว การเชื่อมโยงระบบต่างๆภายในเข้าด้วยกันและแสดงผลอย่างทันท่วงที จึงจะเรียกว่าระบบ ERP หากขาดสิ่งใดสิ่งหนึ่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่ง REAL-Time จะทำให้ ERP ขาดประสิทธิภาพทันที

ทีนี้มีคำถาม แล้วระบบไหนสำคัญที่สุดที่จะทำให้รู้ว่าทันที คำตอบคือ ระบบบัญชีนั่นเอง ERP ที่ดีมีแกนกลางคือระบบบัญชีและการเงินเพราะการเงินจะเชื่อมโยงกับทุกอย่าง และบัญชีจะมีหัวใจสำคัญคือทันทีอยู่แล้ว ฉะนั้นผู้บริหารจะรับรู้ได้ทันที เมื่อมีการเคลื่อนไหวทางการเงิน หรือบัญชีที่เกิดขึ้น ฉะนั้นสิ่งแรกที่ต้องคำนึงถึงการทำระบบ ERP คือ ระบบบัญชีนั่นเอง หากปราศจาก ระบบบัญชี ย่อมไม่ใช่ ERP และระบบบัญชีนี้เองที่เป็นปัญหาของทุกองค์กร ที่จะใช้ระบบ ERP เลยและหลายบริษัทก็ไม่รับทำERP เพราะระบบบัญชีนี้เอง ทำไมเป็นงั้นล่ะ? เหตุผลง่ายๆเลยครับ บัญชีเนี่ยต้องอาศัยผู้เชียวชาญเฉพาะทางมาประสานงานด้วย การทำบัญชีก็ไม่ง่ายต้องมีขั้นตอนต่างๆมากมาย ซึ่งการจะให้ ERP จากระบบต่างๆมาปลั๊กเข้ากันเพื่อให้รายงานการเคลื่อนไหวอย่างทันทีก็ย่อมเป็นไปได้ยากมาก การทำระบบ ERP หลายๆที่จึงต้องติดต่อกับบริษัททำระบบบัญชีก่อนเลยเพื่อให้เป็นหัวใจในการเคลื่อนไหว แล้วจึงทำระบบอื่นๆตามมา แต่มันก็มีข้อดีครับเพราะระบบบัญชี หรือบัญชีงบต่างๆ ล้วนเป็นสิ่งที่ค้ลายๆกันในหลายบริษัท ต่างกันแค่ชื่องบ และประเภท แต่รายงานต่างๆ รูปแบบการลงบัญชีหรือ เดบิตเครดิต มันถูกจำกัดไว้ตั้งแต่แรกแล้ว จึงมีหนทางอยู่  แต่จะให้พนักงานบัญชีเก่งๆ มีประสบการณ์ให้ความร่วมมือนั้นก็ปัญหานึงแหละครับ

สรุป ERP ที่ดีจะต้องมีการรับรู้การเคลื่อนไหวอย่างทันที(REAL-TIME) เชื่อมต่อทุกระบบเข้าด้วยกัน และหัวใจสำคัญคือระบบบัญชี ที่คอยรายงานสภาพคล่องทางการเงินขององค์กรเพื่อให้แก้ปัญหาได้อย่างท่วงที

ระบบการทำงานแต่ละบริษัทไม่เหมือนกัน องค์กรแต่ละองค์กร ไม่จำเป็นจะต้องมีครบตั้งแต่การผลิตยันการขนส่ง แต่จะคงคอนเซ็บของ ระบบ ERP ไว้ได้ ควรจะต้องมีอย่างที่บอกครับคือรายงานอย่างทันีและการเชื่อมต่อระบบเข้าด้วยกัน ระบบบัญชีไม่จำเป็นต้องใหญ่ก็ได้ขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กรแต่อย่างน้อยต้องรายงานสภาพคล่องและสถานะทางการเงินของอบริษัทเพื่อให้ผู้บริหารตัดสินใจได้

ERP –Enterprise Resource Planning ตอน 1 เกริ่นนำ ERP

หลายคนเคยได้ยินศัพท์คำว่า ERP มามากมายหลายคนในวงการ Developer ก็มักจะได้ยินคำนี้เสมอว่า เคยทำระบบ ERP มาไหม? ระบบ ERP เคยได้ยินรึเปล่า? SAP เคยทำไหม? วันนี้ผมเลยจะมาขยายความคำว่า ERP จากประสบการณ์ของผมนะครับ

ERP ย่อมาจาก Enterprise Resource Planning  ถ้าแปลตรงตัวคือระบบวางแผนจัดการทรัพยากรองค์กรนั่นแหละ แต่โห พอแปลแล้วมันใหญ่จัง แล้วจะจัดการยังไงบ้าง(ในทีนี้ผมขออ้างเป็นระบบ ERP System Software นะครับ) สำหรับผม ERP นั้น ผู้จะทำควรจะรู้พื้นฐานเหล่านี้ก่อนคือ OGM – Organization Management การจัดการองค์กร โดยควรจะหาทฤษฏีมาอ่านซะก่อน เพราะการจัดการองค์กร พื้นฐานนั้นจะ เน้นที่ Human Behavior  แล้วมันเกี่ยวไรกับERP? เกี่ยวแน่นอน  เพราะระบบ ERP นั้นต้องบริหารองค์กรทั้งหมด แต่ถ้าผู้ทำผู้ให้ข้อมูล ไม่เคยรู้ว่าพฤติกรรมของแต่ละแผนก แต่ละบุคคล ที่ต้องการไปเก็บข้อมูลเพื่อ สร้างออกมาให้ผู้ใช้ๆ กลับไม่สอดคล้องกับสิ่งที่เขาทำอยู่ปัจจุบัน คำถามคือ ผู้ใช้จะใช้หรือไม่? คำถามนี้ตอบยากเรพาะบางบริษัทออกเป็นมาตรการต้องใช้ แต่บางบริษัทก็ทำอะไรไม่ได้เพราะหลังจากทำมานั้นก็ทำให้ บริษัททุ่มเทไปล้มเหลวได้ ฉะนั้นจึงควรจะทำการรู้เกี่ยวกับการจัดการองค์กรก่อนพื้นฐานจึงจะทำการ สร้างระบบ ERP ขึ้นมาใช้

ERP คือระบบจัดการองค์กรระบบนึง โดยมีพื้นฐานที่ทุกแผนกในองค์กรต้องทำงานและรายงานออกมาเป็น Real-time  การเชื่อมกันของแต่ละแผนกคืออะไร ในทฤษฏีของ ERP นั้นจะเชื่อมกันด้วยระหว่างแผนก พื้นฐาน คือ  ฝ่ายบุคคล,ฝ่ายผลิต,ฝ่ายขาย,ฝ่ายจัดซื้อ,ฝ่ายตรวจสอบคุณภาพสินค้า,ฝ่ายขนส่ง และฝ่ายที่สำคัญคือฝ่ายบัญชี ซึ่งการทำ ERP นั้นจะลดภาระฝ่ายบัญชีลงเพราะข้อมูลทุกอย่างจะต้อง เป็น Real time ทำให้ไม่ว่าจะฝ่ายไหนก็ต้องมีงบบัญชีหมด เพราะเมื่อทำการเรียบร้อยแล้วจะต้องมีการลงบัญชีของบริษัท จึงจะเรียกว่า ERP แต่ว่า สำหรับผม ERP นั้น สิ่งที่ผมคิดคือ ERP = ฝ่ายบริหาร + ฝ่ายปฏิบัติการ + ฝ่ายบัญชี + ฝ่ายลูกค้า + ฝ่ายขนส่ง คือ การสร้าง Software ที่ให้ผู้บริหารได้วางแผนและจัดการ พร้อมกับ Monitor สถานะการทำงานในแต่ละแผนกขณะเดียวกัน ก็โปรแกรมนี้ก็สามารถ รายงานสถานะได้อย่าง Real-time และสามารถโฟกัสถึงปัญหาที่เกิดขึ้นในแต่ล่ะฝ่าย ซึ่งฝ่ายแต่ละฝ่ายจะขาดกันไม่ได้ จำเป็นต้องเชื่อมหากันเสมอและรายงานกันอย่างทันที โดยผู้บริหารจำเป็นจะต้องรู้ข้อมูลถึงสถานะของบริษัทในปัจจุบันไม่ว่าจะเป็นการเงิน การขาย การขนส่ง ความพอใจของลุกค้า กลยุทธ์การตลาด เป็นต้น และฝ่ายปฏิบัติการ จำเป็นจะต้องรายงานผลการปฏิบัติการอย่าง Real-time และถูกต้อง โดยฝ่ายปฏิบัติการอาจจะประกอบด้วย ทีมจัดซื้อ,ทีมการตลาด,ทีมผลิตกับทีมตรวจสอบการผลิต ทีมบุคคลและทีม IT การทำทั้งหมดจึงจะเรียกว่าครบ สำหรับฝ่ายปฏิบัติการ ทีมที่ขาดไม่ได้เลยและไม่ควรขาดเลยคือ ทีม IT เพราะเทคโนโลยีการสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญ ยิ่งทีม IT แกร่งและมีความรู้เท่าไร ย่อมหมายถึงว่าคุณสามารถสร้างสรรค์ คุณภาพระบบจัดการชั้นยอดได้ แต่ว่า อย่าให้ความสำคัญกับทีมใดทีมหนึ่งจนเกินไปเพราะทุกทีมมีความสำคัญเหมือนกันหมด

 

ERP ไม่ใช่ซอฟท์แวร์เทพพระเจ้าที่สามารถบรรดาลได้ทุกอย่าง ขึ้นอยู่กับการออกแบบ ผู้บริหารจะต้องมีการคิดและลงทุน บางคนอาจจะใช้ SAP ที่เป็นระบบ ERP ที่ใหญ่ที่สุดขณะนี้ บางคนก็ใช้เจ้าอื่นเช่น Oracle หรือ ของ Microsoft Sharepoint เป็นต้น  ไม่มีซอฟ์แวร์ไหนสมบูรณ์และสอดคล้องกับทุกบริษัท เพราะแต่ละบริษัทมีโครงสร้างต่างกันแผนกต่างกัน รูปแบบของอุตสาหกรรมต่างกัน แต่พื้นฐานนั้น ที่จะต้องมีใน ERP คือ ฝ่าบริหาร ,ฝ่ายปฏิบัติการ,ฝ่ายบัญชี ซึ่งเป็นหัวใจในการทำงานเลย แต่ว่าทั้งนี้จะขึ้นไม่ขึ้นกับ Organization Chart นั้น ขอให้เป็นประเด็นรองลงไปเพราะบางองค์กร จะใช้ Organization Chart แบบ Landscape คือ ทุกคนเท่ากันหมดแบ่งแยกตามหน้าที่ไม่มีใครใหญ่กว่าใคร แต่บางบริษัทก็จะใช้แบบ Pyramid Tree นั่นคือหัวสุดใหญ่ที่สุด แล้วแต่ละองค์กรไป การยึดติดกับ รูปแบบใดรูปแบบหนึ่งนั้นไม่ใช่ทางออกที่ดีเลย ควรจะพิจารณาตาม ความเหมาะสม ครับ